Probleme beim Mail-Versand

Problem 1: gesetzter SPF-Record / kein SPF-Record der Absende-Domain

In Mail-Absende-Domains kann im ein DNS-Eintrag "SPF" (Sender Policy Framework) hinterlegt werden, welche Server gültige Absendeserver für Mails sind. Wird eine Mail auf einem anderen Server abgeschickt, und wenn der Empfänger der Mail dies prüft (und das passiert inzwischen fast immer), dann wird die Mail beim Empfang verworfen.

Es ist daher nicht möglich, dass Mitglieder mit einer derartigen E-Mail-Adresse unter Angabe Ihrer eigenen, im Profil eingestellten E-Mail-Adresse ALS FROM-ABSENDER, Mails versenden können. Der Empfänger lehnt diese ab, da diese nicht von einem gültigen Server, sondern vom VereinOnline-System verschickt wurde.
Besonders Free-Mail-Anbieter (gmx.de, web.de, yahoo.de, ..) und Firmen-Domains haben oft einen gesetzten SPF-Record.

Da wir schon auf sog. "Blocklists" gelandet sind, weil Nutzer mit derartigen Absende-Domains Mails verschickt haben, ist der Versand mit solchen Absendedomains über unsere Systeme nicht mehr möglich !!!

Wichtig:
Wenn Sie bei "Mail-Rückläufer = absendendes Mitglied" eingestellt haben, dann gilt die Mail-Adresse des Mitglied als Hauptabsender.
Ein Versand von Mails ist dann auch NICHT möglich, wenn dieser Absender eine Domain mit SPF-Record ohne "a:vereinonline.org" verwendet!
Lösung: Stellen Sie "Mail-Rückläufer = zentraler Absender".

Sie können eine Domain so prüfen, ob SPF gesetzt ist:
1. Aufruf der Url https://toolbox.googleapps.com/apps/dig/#TXT/
2. Geben Sie hier die Domain an, die Sie als "E-Mail-Absender" verwenden, z.B.: yahoo.de
3. Klicken Sie auf die "Enter"-Taste
4. Prüfen Sie, ob in der Antwort "..v=spf1.." vorkommt.

Wenn ja, und wenn "a:vereinonline.org" darin nicht enthalten ist, dann trifft dieses Problem für Ihre absendenden Mails zu.
Dies betrifft
a) den zentralen Absender ("Administration/Optionen/Mail PDFs/zentraler Absender")
b) auch die E-Mail-Adresse des sendenden Vereinsmitglieds (falls unter "Administration/Optionen/Mail PDFs/Rückläufer an = absendendes Mitglied" eingestellt ist).

Lösung 1:
Wenn Sie den DNS-Eintrag der betroffenen Domain, die bei "zentraler Absender" eingetragen ist (z.B. "Vereinsname <info@ihredomain.de>") selbst anpassen können, dann legen Sie diesen wie folgt an bzw. ergänzen Sie diesen um "a:vereinonline.org":
Hostname: ihredomain.de
DNS-Typ: TXT
v=spf1 mx a:vereinonline.org -all
Hinweise:
Bei IONOS-Mail-Adressen sind zusätzliche Einträge nötig (bei anderen Providern bitte prüfen): v=spf1 mx a:vereinonline.org include:_spf-eu.ionos.com -all
Bei IONOS stellen Sie den SPF so ein: https://login.ionos.de/ --> Domains & SSL --> bei der betreffenden Domain rechts auf das Zahlrad-Icon klicken --> "DNS auswählen", den "TXT"-Record "v=spf1..." anpassen/erstellen

Wenn Sie den DNS anpassen, dann auch gleich die DKIM-Signatur aktivieren (insbesonders gmail-Empfänger prüfen auch dies für einen erfolgreichen Empfang):
a) Administration / Optionen / Mails PDFs / zentrale Einstellungen: DKIM = verwenden, dann auf "DKIM-Anleitung und -Aktivierung" klicken, EINMALIG auf "Schlüsselpaar erstellen" klicken und angezeigten DNS-Eintrag vornehmen:
Hostname: vereinonline._domainkey.ihredomain.de
DNS-Typ: TXT
v=DKIM1; p=........
b) Administration / Optionen / Mails PDFs / zentrale Einstellungen: DKIM-Domain: ihredomain.de

Lösung 2:
Wenn Sie den DNS nicht anpassen können: Tragen Sie den SMTP-Mailserver inkl. Benutzer/Passwort eines Postfachs Ihres Providers in VereinOnline ein, dann werden die Mails darüber verschickt:
Administration / Optionen / Mails PDFs / SMTP

Hinweis: Bei einem Massenversand (Newsletter o.ä.) kann es sein, dass Ihr Provider nur 50..100.. Mail z.B. pro Stunde annimmt. Klären Sie dies ggf. mit Ihrem Provider. Sie können Mail per Postausgang versenden ("verzögert senden") und in den Optionen ein Postausgang-Sende-Limit eintragen.

Lösung 3:
Wenn Sie den DNS nicht anpassen können (z.B. wenn eine Absende-Domain mit SPF-Eintrag, z.B. @gmx.de oder @web.de o.ä. verwendet werden soll), dann können Sie E-Mail-Weiterleitungen von Ihrer eigenen Domain anlegen, zum Beispiel: hans.meier@ihrevereinsdomain.de -> hans.meier@gmx.de
Dann kann das Mitglied die Mailadresse hans.meier@ihrevereinsdomain.de in VereinOnline im eigenen Profil als eigene E-Mail-Adrsse hinterlegen. Diese Mail-Adresse wird dann als Absende-Adresse benutzt und Antworten geraten über die Weiterleitung an hans.meier@gmx.de


zur Übersicht   Ich habe eine Frage





Aktuelle Auszeichnungen


Weiterführende Dokumente